Som jag har skrivit i tidigare artiklar så är det framförallt två essentiella saker du behöver ha på plats för en effektivt och framgångsrik lagerlogistik. Det första är ledarskap och en stark organisation, det andra är ett bra och kompetent WMS. Ett verktyg som många företag investerar mycket pengar i men få använder till sin fulla potential.
Smarta anpassningar
Jag kommer inte att gå in i detaljer vilken leverantör av WMS ni ska välja, men faktum är att ju fler och större kunder en WMS-leverantör har desto mer sannolikt att systemet har fler och värdefulla funktioner. Det är ganska logiskt, kunder med behov av en mer kostnadseffektiv logistik driver WMS-utvecklarna att ständigt utveckla systemet med nya smarta funktioner. Man kan säga att små- och medelstora företag åker snålskjuts på större företags logistikutveckling. Enligt min mening är det värt att investera i ett etablerat WMS med stora kunder globalt. De stora kunderna gör ofta smarta anpassningar av systemen, som sen blir standardfunktioner i framtida releaser av WMS. Mindre WMS-kunder utnyttjar dessa funktioner när de sen uppgraderar.
Trots ovanstående så träffar jag branschkollegor med ansvar för stora lagerverksamheter som valt ett litet och okänt WMS. Ofta investerade de i WMS samtidigt med en investering i en automatiseringslösning och leverantören av automatisering vill att kunden ska använda ett specifikt (litet) WMS eftersom det skräddarsys med automatiseringslösningen. Men enligt min mening kan den typen av beslut vara en dålig lösning för den framtida logistikutvecklingen. På kort sikt har du en fungerande lösning men när det är dags att anpassa ditt lager till nya förutsättningar kan du inte bara göra en uppgradering, du behöver utveckla alla funktioner från grunden och det är mycket dyrt. En bra jämförelse är operativsystem för datorer, inget PC-märke utvecklar sitt eget operativsystem. Du får inga synergieffekter vilket gör utvecklingen för minsta lilla funktion allt för dyr.
Involvera personalen
Ett annat vanligt scenario som jag har sett flera gånger är att ett företag bestämmer sig för att köpa ett WMS och processen börjar med att företaget skickar ut en RFQ till ett antal WMS-leverantörer. Projektgruppen utvärderar vad som är rätt system för din logistik och tar hänsyn till ett antal faktorer som pris och framtida support. Vissa företag väljer att ta hjälp av externa konsulter i upphandlings- och implementeringsfasen. Alltför ofta involveras inte viktig kompetens från lagret i urvalsprocessen. De blir inblandade när det redan är för sent i implementeringsfasen. Det finns så många fallgropar och det finns en risk att det saknas processer, i värsta fall måste du göra stora förändringar i sista minuten. Jag har sett fall där företag köper för enkelt WMS. Om de hade involverat lagerlogistiken i ett tidigt skede kunde ett sådant beslut undvikas. Ledningen har helt enkelt underskattat komplexiteten i sin egen logistik. Det blir en dyr erfarenhet eftersom logistiken då måste anpassas till systemet istället för systemet anpassas till logistiken. Ofta slutar det med förlust av effektivitet och att personal blir frustrerade när det nya systemet är ologiskt och svårt att arbeta i.
I implementeringsfasen bör kundens och WMS leverantören minimera antalet driftsatta funktioner i WMS för att göra implementeringen och ”go live” så smärtfritt som möjligt. Viktigt att lagret är djupt involverade i testfasen.
En vanlig erfarenhet är tyvärr att WMS-leverantören drar tillbaka sina konsulter och avslutar projektet en månad efter att WMS är igång. Den stora frågan är vad som händer sen? Alltför ofta händer ingenting, bolagets styrelse är frustrerade över att ROI-kalkylen var ett misslyckande. Ledningen och personalen på lagret är frustrerade, lagerprocesser tar mycket längre tid (processer har anpassats till WMS och inte tvärtom).
Lär dig från grunden
Faktum är att jag ofta stött på ovanstående scenario när jag besökt branschkollegor. De har inte förstått att det är nu utmaningen börjar. Ledningen skyller på ett dåligt WMS men sanningen är att WMS leverantören snabbt lämnade dig i sticket på jakt efter nya kunder och att ditt företag nu saknar expertis för att ta WMS och lagerverksamheten till nästa nivå. Ansvaret för att förvärva kunskap om systemet ligger på kunden.
Om du är medveten om de utmaningar det innebär att implementera ett WMS, bör du proaktivt rekrytera resurser med expertis inom det WMS du köper. Någon som förstår din specifika logistik och kan se möjligheter bland alla funktioner och använda relevanta funktioner i ditt lager och dina processer. Utmaningen är att identifiera tidstjuvar bland processerna och identifiera möjligheter att minska dessa med de funktioner som finns i WMS. Det är inte ovanligt att lagerverksamheter som implementerar ett WMS under en tid blir mindre effektivt än före implementeringen. En stor utmaning är att göra den perioden så kort som möjligt. Du börjar från grunden och måste lära dig din lagerlogistik från grunden. Det är viktigt att du inte underskattar tiden för att bli lika effektiv som före implementeringen. Det kräver tålamod och det är viktigt att ledningen är medveten om detta och tar höjd för detta i budget. Därför är det väldigt smart att rekrytera kompetens (eller köpa konsulttimmar), som har expertis inom ditt WMS, på så sätt minskar du perioden med lägre effektivitet.
Du bör utbilda ”super users” som ska ha en supportfunktion samt utbilda övrig personal och göra optimeringar i lagret med hjälp av WMS. Det är också viktigt att skapa starka relationer med applikationskonsulter från WMS-leverantören som kan hjälpa dig och verksamheten under en period i början.
Testa super users
En annan sak jag noterat vid besök hos kollegor i branschen är att IT-avdelningen förväntas bistå med kunskap om WMS och de logistikfunktioner som finns i systemet. Det är helt fel, IT-avdelningen ska endast driva servrar och infrastruktur samt IT-hårdvara i lagret. Logistikkompetens i systemet ska finnas tillgänglig i lagerorganisationen. Om företaget har en logistikutvecklingsavdelning bör de ha expertis inom WMS.
Ett starkt och etablerat ledarskap i lagret är också en viktig framgångsfaktor för att återfå och öka effektiviteten efter en implementering av WMS. Personal kommer att hitta sina egna lösningar på processer i WMS, ofta kan du göra en process på flera sätt även om bara ett sätt är korrekt och mest effektivt. Det är mycket viktigt att vara tydlig och kommunikativ. Det är också viktigt att vara lyhörd och lyssna på feedback från personalen. De använder systemet dagligen. Personalen har den bästa kunskapen om hur systemet fungerar i verksamheten. Se till att du använder deras färdigheter.
För att få ut mesta möjliga av ditt WMS och lagerlogistik måste lagerchefen och arbetsledare ha kunskap om WMS. Det räcker inte att vara en bra ledare i den moderna lagerlogistiken, du måste också ha vissa tekniska färdigheter. Ledningen kanske inte är ”super users” men du måste kunna följa med i utvecklingsprocessen och ha intresse av utvecklingsarbete.
Det kan vara värt att sätta ihop en optimeringsgrupp med representanter från ledning och lagerpersonal som är ”super users” och kanske en applikationskonsult från WMS-leverantören. Optimeringsgruppens uppgift är att hitta potentiella effektivitetsmöjligheter och att se om det är möjligt att implementera i lagret.
Med rätt expertis och rätt resurser kan en investering i WMS bli en stor framgång. Tillsammans med bra ledarskap kommer det att ha stor inverkan på lagrets effektivitet och kvalitet.
Roberth Karlsson
